こんにちは、あやめいろです。
今回は「伝え方」のお話です。
シチュエーションは色々ありますが、「ちょっとまって、何を言いたいのかわかならい」なんてことを言われたことはありませんか？
これは私にも経験があることなんです。
自分の頭の中を整理せず話していることもありますが、他にも理由があるようです。
たくさんの事を一気にできるようになることは難しいですが、この記事を読んで実行することで、苦手を克服していきましょう。
人に伝わりやすい「伝え方」の順番がわかる
１，結論、２，理由の順番で話す
物事を説明して相手に理解してもらうには、結論から話すことから始めましょう。順番としては、１，結論、２，理由（なぜなら）で話すということです。
相手に説明をするときは、コミュニケーションをとりながら、情報を伝え理解してもらうことが必要ですが、説明下手な話し方の特徴のひとつに、内容が散らばってしまうことがあります。
そうなると、聞いている相手は「何が言いたいんだろう・・」と説明を聞きながら考えてしまうことになります。まずはその状況を起こさないために、結論から話すことを始めてみましょう。
相手に伝わる結論とは
自分が一番伝えたい事を結論としましょう。ただし、話す目的は伝えるではなく「伝わる」ことです。
なので、相手が最も知りたいであろうことを結論として話すことが大切です。
例）お客様の声を集めるためにアンケートを実施した
【アンケートの目的】
社内での商品価値はお客様にとっても同じだろうかという疑問の解決のため
結果報告をするときに、上司が聞きたいのは何だろう？と考えます。
１，アンケートの集計期間が終わり結果がわかったこと
２，アンケート集計をとるのにかかった費用
３，新しい企画を立てられそうな声があったこと
４，改善しなければならない指摘があったこと
アンケートの目的から考えると、「1，の集計期間が終わり結果がわかったこと」という報告を始めにすると良いでしょう。
報告する相手が知りたいことを結論として初めに伝えることで、次に伝えたい詳細内容が伝えやすくなります。
結論から伝える文章構成 PREP（プレップ）法についての記事
＞文章構成をPREP（プレップ）法にするだけで伝わり方が変わる
何が言いたいの？と言われる伝え方の特徴
自分ではわかるように伝えているつもりでも、聞き手にとってはそうでもないことがあります。どのような伝え方が「何が言いたいの？」となってしまうのか特徴をご紹介します。
①話が長い
遠回りな表現を使ったり、一文が長いと聞き手にとってはわかりづらくなります。
②話が脱線する
話しているうちに話が脱線して別のことを話してみたり、自分の頭の中では繋がっていることでも聞き手にとっては、飛躍していて理解が追いつきません。
③具体的でない
「最近、あのお客様は来ているの！？」「来ていますよ」と答えるのではなく、週に〇回なのか、月に〇回なのかという答え方をすると具体的で伝わりやすいです。感覚は人それぞれに違うので「よく来る」という説明だけではなく数字を伝えることで共通の認識となります。
④主語が抜ける
話すときに主語が抜けると、聞き手は「誰の話をしているのだろう」と考えてしまいます。
聞き手に話している内容と別の事を考えさせることになるので注意が必要です。
⑤専門用語を使う
同じ知識を持つ人同士で話すときは別ですが、専門用語やカタカナ言葉は日ごろ使っていないと、聞き手は一度頭の中で変換する必要があります。聞いていて理解も難しく疲れます。
正確に伝えるために事実で話す
上司に報告するときには事実と自分の意見を切り分けて伝えることが重要です。なぜなら、事実と意見を混ぜて話すと相手に伝わりにくくなるからです。
まずは、結果などの事実を伝えて、意見を求められたら付け加えるといった感じです。
例）使用していたカラオケ機器が廃盤になるので新しい機械に変えたいと提案
上司：新しく機械を入れるのではなく、後継機種はないの？
部下：メーカーから新機種の案内があったので、新しく入れ替えを考えました。
上司：だから、後継機種はないか聞いていないの！？
この時、上司はイライラし始めます！
上司の質問に回答せず、弁明する答えを話してしまったことで上司はイライラし始めてしまいます。
聞き手が嫌な気持ちにならない事実の伝え方
自分の意見を主張しすぎてしまったり、否定する言葉ばかりで表現してしまうと、聞き手は嫌な気持ちになったりすることがあります。相手のことを尊重しながら話すことが大切です。
特に報告内容が相手にとって望んでいない報告だった場合、話している途中で、聞き手の顔が曇っていないか、眉間にしわがよっていないかなど相手の表情にも注意して、話すことも必要になってきます。
【私の失敗談】
相談内容：他者が評価する制度で、当社の評価を上げることはできないか
上司からどうにかならないか！？という相談がありました。
この事は上司の願いであり、何度もお願いされていたことでしたが、私の力でどうにかなる事ではなく、また当社が他者評価のために投資をすることも難しく叶えることができないことでした。
何度も同じ事を伝えてきた上司に対して、もう一度すべてを確認して報告をすることにしました。結果は変わらず願いは叶えることはできません。
報告をする際、”何度も同じ事を伝えているのにどうしてわかってもらえないんだろう”という自分の気持ちを前面に出した報告をしたことで、上司の機嫌を損ねてしまいました。
反省点
今後も同じ事がないように曖昧にせず回答をしたいという感情が出てしまい、上司の気持ちを思いやることができていなかったことです。
「伝える」ということは正確さが大切ですが、人とのコミュニケーションだということを忘れてはいけないということをこの時学びました。
自分の考えを言葉にできるように言語化力を高める方法
言語化とは、自分の思いや考えを意見として主張できるように頭の中でまとめることです。
何か物事が起きたとき、感じることはできますが、その感情や考えを言葉にして伝えることは意外と難しいことです。
言語化力を高める方法として、読書をして語彙力を高めたり良い文章を目にするなどが効果的と言われています。
その他に有効なことが、日常から自分の感情を整理することです。
例えば、仕事中に嫌なことがあったとき、そのまま流そうとするのではなく、何が嫌だったのか、どうして嫌だと思ったのかなど自分の気持ちを言葉にします。また、相手の気持ちになって考えてみたりと角度を変えて物事を考えることをしてみます。それを紙に書くのも良いし言葉にして吐き出すのも良いことです。そうやって、まずは自分の気持ちを分析していくことで言語化力を鍛えられます。
「書く事が苦手」と感じている人へ
【一日10分】毎日のトレーニングで文章力を手に入れる5つの方法
まとめ
今回の記事では説明下手を克服する方法についてお伝えしました。
まずはたくさんの事を考えるのではなく、伝える順番を結論からにすることにすることで、聞き手にとって伝わりやすくなります。
そして、日頃から自分の考えを整理して言葉にすること！日々、自分を分析することで言語化の練習をしていきましょう。
今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。
